Governance del Consiglio di Amministrazione: best practice per un mondo virtuale

Il Covid-19 ha cambiato tanti aspetti della vita, e la corporate governance non fa eccezione. Dal rifocalizzare l'attenzione su tutte le questioni legate all'ESG alla necessità di passare a riunioni virtuali e ibride, l'ultimo anno ha visto le aziende virare e adattarsi in modo agile. Ma sta diventando sempre più ovvio con il passare del tempo che potremmo non tornare mai a ciò che era "normale" nel 2019 e che dovremmo abbracciare i cambiamenti mentre progrediamo verso il futuro.

Vantaggi della governance virtuale

Considerando che al governance virtuale è destinata a essere un punto fermo della vita aziendale futura, analizzamone i vantaggi:

• È possibile ridurre i costi di viaggio e alloggio, nonché di stampa e invio di documenti del consiglio e altra corrispondenza quando si tengono riunioni virtuali utilizzando un board portal.
• Negli ambienti virtuali i director devono aspettare il proprio turno per parlare, con una minor presenza di interruzioni dovuta della natura della tecnologia. Ciò consente a tutti di dire la propria e di essere ascoltati.
• Per le riunioni con partecipanti in remoto, è necessario essere più specifici nella strutturazione e nella preparazione degli argomenti, assicurandosi che tutti i documenti siano inviati con largo anticipo. Ciò consente ai partecipanti di essere pienamente informati, più efficienti e produttivi nelle riunioni.
• È più rispettoso dell'ambiente consentire ai direttori di partecipare da casa o dal loro ufficio. La riduzione dei viaggi e della produzione di documenti fisici contribuisce alla riduzione della CO2 e degli sprechi.
• Con i membri in grado di partecipare alla riunione da qualsiasi luogo, un evento virtuale o ibrido può aumentare la partecipazione alla riunione. Ciò migliora la trasparenza nelle società pubbliche, consentendo a un maggior numero di azionisti di assistere all'evento.
  
  

Best practice per la governance del consiglio di amministrazione per un mondo virtuale

Creare una sala riunioni virtuale

Una sala riunioni virtuale è uno spazio collaborativo nel cloud in cui è possibile tenere le riunioni. È necessario considerare i requisiti tecnologici, gli aspetti di sicurezza e l'usabilità della soluzione scelta. Oltre a presentare tutte le funzionalità necessarie, dovrebbe anche consentire di eseguire le riunioni in modo da soddisfare tutte le esigenze.

L'utilizzo di un board portal come iBabs consente di creare una sala riunioni virtuale appositamente progettata per la sicurezza, la collaborazione e l'efficienza. Tale tecnologia può essere una risorsa inestimabile per il passaggio online.

Distribuire documenti del board online

Per le riunioni del consiglio di amministrazione, più i tuoi dirigenti saranno preparati, più informate saranno le loro decisioni. Inoltre, la riunione sarà più efficiente, grazie al fatto che i membri faranno meno domande per chiedere chiarimenti, in quanto avranno già molte delle risposte di cui hanno bisogno. La distribuzione di documenti del board online è fondamentale per raggiungere questi obiettivi, sia che la riunione sia online, di persona o una configurazione ibrida.

Utilizzando un sistema online è possibile caricare i documenti pertinenti, ad esempio l'agenda della riunione, nel cloud, a cui ogni amministratore ha accesso tramite un'app sul proprio dispositivo. Nel caso in cui ci sia bisogno di regolare o aggiornare uno dei documenti, è possibile apportare la modifica nell'app, dove tutti i membri riceveranno immediatamente l'ultima versione. E’ anche possibile prendere appunti sui documenti, suggerire modifiche e lavorare insieme sulla pianificazione strategica per garantire che tutti siano pienamente informati prima della riunione.

Non è necessario stampare documenti fisici, inviarli, ristampare eventuali documenti modificati e inviarli di nuovo. Questo consente anche di risparmiare il tempo dei dipendenti a cui è stato affidato tale lavoro, limitare il contatto con apparecchiature condivise potenzialmente contaminate durante una pandemia, ridurre i costi per l'azienda e ridurre l'impronta di carbonio dell'azienda.

Scambio sicuro di documenti

Quando si scambiano documenti tra le parti interessate, è necessario considerare i requisiti delle leggi locali, delle politiche aziendali e anche del regolamento generale sulla protezione dei dati  (GDPR). Il software utilizzato dovrebbe rispettare i più elevati standard di sicurezza per garantire che i documenti possano essere accessibili solo dalle persone che hanno il diritto di farlo. Le caratteristiche essenziali a cui guardare sono la crittografia 256-bit AES, la crittografia in-transit e at-rest e la conformità agli standard internazionali di sicurezza delle informazioni come ISO 27001.

Abilitare la firma elettronica

Una delle preoccupazioni che alcune aziende hanno riguardo ad una buona corporate governance online è garantire che le loro decisioni siano giuridicamente vincolanti. Per fortuna, non è necessaria una firma scritta a mano per accettare formalmente il contenuto di un documento.

Le firme elettroniche possono avere lo stesso potere delle loro controparti manoscritte quando soddisfano determinati requisiti stabiliti dal regolamento eIDAS  del 2016. Ciò significa che puoi lavorare da remoto e ridurre al minimo i contatti con colleghi e clienti.

Il regolamento specifica tre diversi livelli di autorità per le firme elettroniche. Di questi, solo una firma elettronica qualificata (QES- Qualified Electronic Signature) ha la stessa valenza di una firma su carta, a causa dei protocolli di crittografia utilizzati per garantirne la sicurezza. Con una QES, l'impronta digitale del firmatario viene controllata e verificata per essere collegata esclusivamente a quest’ultimo. Se il firmatario contesta il fatto che si tratti della sua firma sul documento, è un suo onere dimostrare di non aver firmato. Con le forme di firma meno sicure, anche se ancora giuridicamente vincolanti, in caso di controversia è l'emittente del documento a dover dimostrare che il firmatario era chi sosteneva di essere.

Scegliere tra AGM ibridi o virtuali

Nell'ultimo anno, molti paesi dell'Unione Europea hanno promulgato leggi per consentire alle aziende di gestire gli AGM (Annual General Meeting) completamente virtuali o ibridi, a seguito delle linee guida sul distanziamento sociale del coronavirus. In Germania, ad esempio, il governo ha modificato lo Stock Corporation Act a marzo 2020 per consentire per la prima volta AGM completamente virtuali.

Durante la pandemia, molte aziende hanno portato i loro AGM interamente online o hanno tenuto eventi ibridi. Gli eventi ibridi hanno permesso l'adozione di misure di distanziamento sociale grazie alla riduzione delle presenze fisiche per via della partecipazione e al voto da remoto di molti shareholder.

In futuro, potresti decidere di offrire la possibilità di partecipare di persona al tuo prossimo AGM o di mantenerlo completamente virtuale.

La tua decisione potrebbe essere influenzata dalle leggi nella tua giurisdizione o dai particolari dello statuto della tua azienda. Potrebbe anche essere influenzata dall’azionariato della tua azienda, e vale la pena coinvolgerli per accertarsi l'opzione più favorevole possibile. Garantire la massima affluenza al AGM è importante per mantenere il consiglio responsabile.

Una soluzione come Company Webcast consente di scegliere tra lo streaming dell’AGM in diretta dalla posizione fisica, lo svolgimento in modalità ibrida con alcuni esecutivi di persona e altri online o con l’intero meeting svolto con tutti i partecipanti presenti da remoto.

Digitalizzare le valutazioni degli executive

Le valutazioni degli executive sono ancora un elemento estremamente importante per mantenere l’accountability. Queste sessioni non dovrebbero essere qualcosa di cui ci si dimentica a causa del lavoro che continua virtualmente durante la pandemia di COVID-19. Al contrario, è meglio spostare anche il processo di valutazione in forma digitale.

Utilizzando moduli e questionari online, le aziende possono raccogliere le risposte dei singoli membri del consiglio di amministrazione e degli amministratori delegati durante le valutazioni virtuali del board in base alle domande importanti per la loro organizzazione. Ecco un template di un modulo di valutazione digitale che è possibile utilizzare per iniziare.

Accelerare la formazione dei director

Il coronavirus ci ha lasciato un ambiente imprenditoriale volatile, e il ruolo del board nel guidare l'organizzazione verso acque più calme non è mai stato così importante. Questa responsabilità comporta pressioni e la necessità di essere aperti all'apprendimento di nuove competenze e competenze. Sebbene ci sia caos, ci sono anche opportunità se i direttori ricevono una formazione e un orientamento adeguati per sfruttare i nuovi modi di fare affari.

Ad esempio, la trasformazione digitale e l'automazione robotica dei processi (RPA) possono essere argomenti adatti per la formazione dei director, perché sono strettamente correlati alla sopravvivenza di molte aziende nei prossimi anni.

Pianificare la director onboarding virtuale

Molti board dedicano tanto tempo a supervisionare la composizione del consiglio, per aumentare la diversità o semplicemente per espandere le competenze dei direttori. Questa ricerca di un board migliore e diversificato non dovrebbe fermarsi solo perché deve avere luogo online.

Sicuramente il “buddy system” utilizzato per i nuovi membri del consiglio di amministrazione è più difficile da realizzare quando le riunioni si svolgono virtualmente. C'è meno opportunità di raccogliere i sottili segnali fisici che un nuovo membro sta mostrando. Il suo “buddy”, quindi, deve costruire un rapporto solido e aperto con il nuovo direttore, in modo da poter avere un resoconto chiaro e costruttivo dopo una riunione del consiglio di amministrazione.

La classica dinamica di lavoro in cui i nuovi direttori avrebbero incontrato faccia a faccia i loro amici e colleghi poteva essere una situazione più facile in cui legare e fare percorsi orientativi, ma se le riunioni virtuali sono qui per rimanere, è necessario pianificare l'onboarding virtuale per i membri che potrebbero non aver mai incontrato fisicamente nessuno degli altri director prima. Questa diventerà una circostanza più comune a causa dei cambiamenti creati dalla pandemia.

Dare priorità alle performance ESG

L'interesse degli investitori per la performance ESG degli emittenti ha subito un'accelerazione durante la pandemia di coronavirus, poiché gli azionisti cercano di strategizzare i loro investimenti tenendo presente la sostenibilità. La pandemia ha messo in forte rilievo le potenziali conseguenze di altre crisi globali come il cambiamento climatico.

Jean-Xavier Hecker e Hugo Dubourg, Co-Heads di ESG & Sustainability all'interno di J.P. Morgan EMEA Equity Research riportano che,

"Nel lungo periodo, il COVID-19 potrebbe rivelarsi un importante punto di svolta per gli investimenti ESG o strategie che considerano le prestazioni ambientali, sociali e di governance di un'azienda insieme alle metriche finanziarie tradizionali."

Allo stesso tempo, la Commissione europea sta formulando i suoi Regulatory Technical Standards of the Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) per armonizzare la valutazione delle metriche ESG. E' importante prestare attenzione affinché le organizzazioni rimangano al passo con gli sviluppi in materia.

Nel rilasciare gli standard del progetto, Steven Maijoor, presidente dell’European Supervisory Authorities joint committee, ha affermato:

"L'importante serie di norme emanate oggi fornisce una solida base per migliorare i report ESG e combattere il greenwashing. Queste trovano un attento equilibrio tra il raggiungimento di informazioni comuni in tutta la gamma di prodotti finanziari coperti dall'SFDR (Sustainable Finance Disclosure Regulation) e la consapevolezza che saranno incluse in documenti molto diversi per lunghezza e complessità.

Il tuo rating ESG  potrebbe diventare uno degli elementi più importanti per attrarre investitori in futuro.

Riferimenti e approfondimenti

• Draft Regulatory Standards for ESG Reporting in the EU
• An Easy Guide To Understand Digital Vs Electronic Signatures
• Choosing The Right Board Management Software
• Virtual AGM Case Study
• Typical ESG criteria