Come gestire le comunicazioni con gli shareholder da casa

Comunicare online è diventata una modalità di default in tanti casi oggi, sia professionalmente che privatamente. La tecnologia ci permette di portare molte delle nostre task quotidiane nelle nostre case e, per questo motivo, potrebbe essere il momento di includere le comunicazioni virtuali con gli azionisti nel programma di coinvolgimento degli azionisti.

Alcune aziende hanno già iniziato a farlo.

Il 5 maggio 2021, la società britannica di beni di consumo Unilever ha tenuto un'assemblea virtuale degli azionisti per ottenere l'approvazione di quelli che ha definito "ambiziosi obiettivi di riduzione delle emissioni". La società ha riferito che il 99% degli investitori ha votato a favore della politica, che includeva l'eliminazione dei combustibili fossili dai suoi prodotti per la pulizia, la transizione verso l'energia rinnovabile e la riduzione dei viaggi aziendali - qualcosa che diventa realizzabile attraverso l'impegno per l'engagement virtuale.

I vantaggi delle comunicazioni virtuali con gli azionisti

• L'engagement digitale significa che gli azionisti possono partecipare a più meeting ora che non devono preoccuparsi di prenotare un alloggio e cancellare i loro programmi per poter viaggiare.
• Consente agli investor relations manager di comunicare in modo più efficace (ad  esempio, sulla remunerazione degli executive director, sulle questioni di corporate governance e sulle preoccupazioni sull'ESG) e di condividere il loro messaggio con tutti gli investitori contemporaneamente. Tutte queste attività possono essere eseguite durante una semplice presentazione o anche una videochiamata, comodamente dal loro ufficio di casa. 
• Una piattaforma di engagement virtuale consente di "prendere la temperatura" dell’azionariato e apportare modifiche agili alle policy, come evidenziato nell'esempio di Unilever.
• L'utilizzo di piattaforme con strumenti di coinvolgimento integrati, come votazioni e sondaggi, aiuta gli investitori a sentirsi più coinvolti nella gestione dell'azienda.
• Eventi virtuali come i roadshow consentono ai tuoi investitori un maggiore accesso ai principali stakeholder come il tuo CEO e CFO, ed aiuta anche per i tuoi dirigenti che possono evitare numerosi viaggi. Inoltre, possono ospitare più eventi di quanto avrebbero fatto se avessero avuto bisogno di viaggiare per apparire di persona.
• Piuttosto che affidarsi a un dirigente in rappresentanza di tutte le aree rilevanti di cui gli investitori potrebbero voler parlare, un evento virtuale permette di coinvolgere una più ampia varietà di relatori per interagire con gli azionisti. Lynn Antipas Tyson, responsabile IR di Forddà un esempio: "Abbiamo diverse rivelazioni importanti in arrivo nei prossimi mesi, e se avessi dovuto partecipare a una conferenza avrei portato una persona di livello superiore, ma invece interpellerò gli ingegneri che hanno progettato i veicoli ... in modo che possa essere una conversazione più approfondita.”
  

Cosa dovresti condividere con gli azionisti?

L'invio di aggiornamenti regolari agli azionisti sulle tue attività li mantiene coinvolti nell'azienda, ma non devi aspettare fino al tuo prossimo AGM (Annual General Meeting) per poterlo fare. Le comunicazioni da casa con gli investitori possono contenere tutte le informazioni che in genere invii agli azionisti:

Come passare alle comunicazioni digitali con gli azionisti

Dai un'occhiata a questi suggerimenti per creare un programma di comunicazione digitale per gli azionisti completo ed efficace.

1. Abilitare gli AGM virtuali e il voto elettronico

Alcuni paesi europei, come la Danimarca, consentivano incontri completamente virtuali già prima della pandemia di coronavirus. La maggior parte degli altri stati membri dell'UE ha seguito l'esempio emanando leggi di emergenza a livello locale a seguito del COVID-19. Molte di queste leggi rimarranno anche quando le attuali restrizioni saranno rimosse. È comunque necessario controllare la legislazione locale per assicurarsi di poter ospitare un'assemblea generale annuale online. Dovresti anche assicurarti che il tuo statuto lo consenta. 

Per eseguire un AGM (Annual General Meeting) costruttivo e interattivo, dovresti trovare la piattaforma migliore per le tue esigenze. Dovrebbe consentire agli investitori di guardare e ascoltare i procedimenti,nonché di porre domande e   votare  elettronicamente.  Tali sistemi dovrebbero essere in atto per facilitare il livello di coinvolgimento richiesto dagli azionisti. 

2. Pianificare incontri virtuali periodici con i principali investitori

L'impegno, tuttavia, non si limita solo a questo incontro annuale. Al fine di interagire davvero con i tuoi investitori chiave, dovresti fare un check-in periodico con loro per assicurarti che siano soddisfatti della direzione del business.

Per fare questo, puoi utilizzare uno strumento CRM per investitori, che si rivolge a quegli investitori importanti per te e ti permette di interagire con loro su base regolare. Puoi aggiornarli su argomenti che sai che li riguardano e consentire loro di fare richieste sulla tua roadmap o su qualsiasi altro aspetto dell'azienda.

3. Organizzare roadshow online

I roadshow rimangono un elemento chiave di una strategia di shareholder communication di successo. Consentono alle aziende di raggiungere gli investitori attuali e potenziali. Fortunatamente, ci sono una serie di soluzioni innovative per realizzarli virtualmente.

Che tu preferisca riunioni piccole e intime o grandi eventi di gruppo, puoi raggiungere quegli investitori chiave senza che il tuo CEO e CFO debbano trascorrere troppo tempo in viaggio. Una piattaforma di webcasting come Company Webcast può aiutarti a progettare il processo di comunicazione online degli stakeholder nel modo desiderato. Con questa soluzione, puoi scegliere tra:

• Uno studio professionale da cui è possibile interagire con gli investitori e potenziali azionisti
• Live streaming del tuo evento dagli uffici aziendali
• Un roadshow virtuale in stile conference call con tutti i partecipanti che si connettono da remoto
  
  

4. Continuare ad aggiornare il tuo sito web e i social media

L'importanza degli investitori retail è cresciuta a un ritmo elevato durante il 2020 e il 2021, alimentata dalla pandemia di coronavirus. Una teoria è che molti singoli azionisti siano entrati nel mercato grazie al tempo in più a disposizione e un reddito extra disponibile a causa della non essere in grado di spendere per mangiare fuori o fare vacanze. In effetti, il  regolatore francese AMF afferma che più di 150.000 nuovi investitori retail hanno acquistato azioni in società blue-chip nel mese di marzo 2020. Inoltre, altre 70.000 persone sono entrate nel mercato azionario francese durante il primo trimestre del 2021, combinandosi in un record di 18 milioni di transazioni.

Gli investitori retail hanno maggiori probabilità di ricercare issuer utilizzando informazioni disponibili al pubblico come i loro siti web e canali social media. Ciò significa che dovresti mantenere questi media aggiornati e accurati, smentendo qualsiasi voce e falsità che inizi a fluttuare su Internet

5. Incoraggiare gli investitori a iscriversi agli avvisi di riunione elettronica

Al fine di semplificare il workflow digitale, è necessario consigliare agli investitori di ricevere avvisi di riunione e materiale tramite mezzi elettronici. Questo accelera il processo consentendo di comunicare in modo più efficace con tali azionisti.

Riduce anche i costi relativi alla stampa e alla spedizione, aiutandoti in ultima analisi a ridurre la tua impronta di carbonio come organizzazione.

Suggerimenti per comunicazioni eccellenti con gli azionisti

Focus sulla strategia aziendale

Rassicurare gli investitori sul fatto che hai un piano per il futuro può alleviare qualsiasi timore che potrebbero avere. Affermando chiaramente la tua strategia e le tue prospettive, puoi ottenere il buy-in degli investitori per la roadmap che hai in atto, abbassando il rischio percepito.

Impostare obiettivi di comunicazione misurabili

E’ importante capire cosa vuoi ottenere dalla comunicazione con i tuoi azionisti. Vuoi coinvolgere nuovi investitori o parlare con il maggior numero di attuali azionisti chiave? Vuoi portare la partecipazione alle riunioni a una certa percentuale del portafoglio? Qualunque sia il tuo piano, fissa obiettivi in modo da poter misurare il tuo successo.

Fornire aggiornamenti tempestivi e pertinenti

È necessario valutare l'equilibrio tra informare gli investitori e non sommergerli di aggiornamenti. La regola empirica è dire loro cosa devono sapere quando hanno bisogno di saperlo. Valuta se la comunicazione che stai per inviare aggiunge valore agli occhi di un azionista o se potrebbe essere vista come leggera o, peggio, irrilevante. 

Anche le cattive notizie

Gli azionisti bramano trasparenza, e questo significa sentire ciò che non ha funzionato tanto quanto congratularsi con te stesso per ciò che ha funzionato. Rimanendo onesti e trasparenti, gli investitori sanno di potersi fidare della tua azienda. Assicurati di menzionare non solo gli aspetti negativi, ma anche il piano della tua azienda per affrontare questi problemi in futuro.

Collegare gli aggiornamenti alle prestazioni aziendali

Spiega agli azionisti in che modo le strategie stanno influenzando il prezzo delle azioni della società. Utilizza dati chiari e misurabili per provare i tuoi punti e mostrare le prestazioni rispetto alle tendenze del mercato.

Costruire un piano di crisis communication

Con una crisi finanziaria globale e una pandemia che si sono verificati entrambi nell'ultimo decennio circa, le organizzazioni dovrebbero essere ben consapevoli della necessità di un piano di comunicazione delle crisi. Questo permette di far passare sempre il tuo lato della storia e consente ai tuoi dirigenti di parlare con il pubblico e gli azionisti per evitare cattiva stampa. Se non lo hai in atto, è essenziale costruirlo per evitare che gli investitori siano in preda al panico.

Creare un'esperienza interattiva

La comunicazione con gli azionisti non dovrebbe essere una strada a senso unico. Si tratta di consentire all'investitore di interagire con l'azienda tanto quanto il contrario. L'utilizzo di uno strumento come Company Webcast consente di creare un dialogo in cui gli investitori possono partecipare in tempo reale rispondendo ai sondaggi, partecipando alle votazioni e ponendo domande ai rappresentanti aziendali. Queste funzionalità integrate consentono agli azionisti di sentirsi coinvolti nella comunicazione, piuttosto che essere destinatari passivi di informazioni.

FAQ

Cosa succede se l'azionista vuole continuare a ricevere documenti stampati?

Gli investitori hanno il diritto di ricevere informazioni, documenti e altri paper nel modo che preferiscono, e ha senso non escludere nessuno dall'interagire attivamente. Tuttavia, l'investment relations manager dovrebbe incoraggiare il maggior numero possibile di azionisti a sottoscrivere la comunicazione elettronica piuttosto che la sua forma cartacea, in quanto ciò è più rapido e meno costoso per l'organizzazione.

Di quali apparecchiature informatiche ha bisogno l'azionista per ricevere comunicazioni elettroniche?

L'attrezzatura di cui un azionista ha bisogno per ricevere comunicazioni elettroniche è molto intuitiva. Hanno bisogno di un dispositivo connesso a internet, un browser, un account di posta elettronica e un lettore PDF, ad esempio Adobe Acrobat o Preview su un Mac.

Come saprà l'azionista quando cercare nuove informazioni?

Dovresti inviare una mail per avvisare gli azionisti di nuove comunicazioni. Questa dovrebbe contenere collegamenti ai documenti pertinenti che possono quindi essere scaricati in formato PDF.